Conditions générales de vente et d'utilisation

Article 1 — Objet et champ d'application

1.1. Les présentes CGVU régissent la souscription, l'accès et l'utilisation de la solution logicielle ORQA (la « Solution »), fournie en mode SaaS par QWESTINUM à tout professionnel (le « Client ») ayant accepté une proposition commerciale ou souscrit en ligne.

1.2. Toute souscription emporte acceptation pleine et entière des CGVU, de la proposition commerciale applicable et de l'accord de traitement des données (« DPA »), qui forment ensemble le contrat (le « Contrat »). En cas de contradiction, la proposition commerciale prévaut sur les CGVU, et le DPA prévaut sur l'ensemble pour ce qui concerne les données personnelles.

1.3. La Solution s'adresse exclusivement à des professionnels du recrutement (cabinets de recrutement, entreprises de services du numérique, entreprises) agissant dans le cadre de leur activité. Le Client reconnaît ne pas bénéficier du droit de rétractation applicable aux consommateurs.

Article 2 — Définitions

2.1. « Campagne » : ensemble paramétré par le Client regroupant une fiche de poste, une grille de scoring, des seuils de décision, des flux de réception, des canaux de diffusion, un vivier de présélection et un recruteur référent, en vue de pourvoir un besoin de recrutement.

2.2. « Candidature analysée » : candidature ayant fait l'objet de l'analyse automatisée complète (extraction et scoring) sur la grille d'une Campagne. Ne sont pas décomptées : les candidatures identifiées comme doublons avant analyse, les messages reçus sans CV exploitable, les analyses en échec permanent, et les profils déjà analysés remontés depuis le Vivier.

2.3. « Trimestre » : période de trois mois consécutifs courant à compter de la date de souscription, puis de chaque échéance, servant de base au décompte des volumes et à la facturation.

2.4. « Plan » : formule d'abonnement souscrite (notamment Starter ou Elite), définissant les volumes inclus, le nombre d'Utilisateurs et les fonctionnalités accessibles.

2.5. « Utilisateur » : personne physique, salariée ou mandatée par le Client, disposant d'un compte nominatif d'accès à la Solution.

2.6. « Vivier » : base des candidatures indexées par la Solution pour le compte du Client, constituée des candidatures reçues et des profils importés par le Client.

Article 3 — Souscription et entrée en vigueur

3.1. Le Contrat entre en vigueur à la date de souscription, matérialisée par la signature de la proposition commerciale ou la validation de la souscription en ligne, sous réserve de l'encaissement du premier règlement. Cette date constitue le point de départ du premier Trimestre.

3.2. QWESTINUM ouvre l'accès à la Solution dans un délai maximum de cinq jours ouvrés suivant l'entrée en vigueur et planifie avec le Client le paramétrage de sa première Campagne.

Article 4 — Description du service

4.1. La Solution permet au Client de gérer ses recrutements de bout en bout : génération de fiches de poste et d'annonces à partir de documents fournis par le Client, analyse et scoring des candidatures sur les critères définis par le Client, réponses aux candidats, planification des entretiens, constitution et interrogation du Vivier, sourcing de profils, diffusion d'annonces sur les canaux partenaires, reporting et journal d'audit.

4.2. Les fonctionnalités et volumes accessibles dépendent du Plan souscrit. QWESTINUM peut faire évoluer la Solution ; les évolutions n'entraînent aucune diminution substantielle des fonctionnalités du Plan souscrit pendant le Trimestre en cours.

4.3. La Solution est accessible en ligne, 24 heures sur 24, sous réserve des opérations de maintenance et des cas de force majeure. QWESTINUM vise un taux de disponibilité mensuel de 99 %, hors maintenance planifiée notifiée au moins 48 heures à l'avance.

Article 5 — Garantie « satisfait ou remboursé »

5.1. Le Client dispose de quatorze (14) jours calendaires à compter de la date de souscription pour renoncer au Contrat, sans motif, par simple courriel adressé à l'adresse de contact de QWESTINUM. Les sommes versées au titre du premier Trimestre lui sont intégralement remboursées dans un délai de quatorze jours suivant réception de sa demande.

5.2. Pendant cette période de garantie, l'accès à la Solution est plafonné aux volumes indiqués dans la proposition commerciale (notamment nombre de Candidatures analysées, d'Utilisateurs, de requêtes de sourcing et de profils importés au Vivier). L'accès complet au Plan est débloqué automatiquement au quinzième jour.

5.3. Le Client peut à tout moment, par confirmation écrite, renoncer expressément à la garantie de remboursement ; l'accès complet au Plan est alors débloqué immédiatement et la garantie cesse de s'appliquer.

5.4. En cas d'exercice de la garantie, les données du Client sont restituées puis supprimées dans les conditions de l'article 16.

Article 6 — Durée, reconduction et résiliation

6.1. Le Contrat est conclu pour un Trimestre. Il se renouvelle ensuite par tacite reconduction, par périodes successives d'un Trimestre, au Plan et au tarif en vigueur à la date de reconduction.

6.2. Chaque partie peut s'opposer à la reconduction par courriel adressé au plus tard quinze (15) jours avant la fin du Trimestre en cours. La résiliation prend effet au terme du Trimestre en cours ; les sommes dues au titre de ce Trimestre restent exigibles.

6.3. En cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, non réparé dans un délai de quinze jours suivant mise en demeure, l'autre partie peut résilier le Contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Article 7 — Prix, facturation et paiement

7.1. Les prix sont exprimés en euros hors taxes et figurent dans la proposition commerciale. Ils comprennent l'accès au Plan, les volumes inclus et le support de premier niveau.

7.2. Le premier Trimestre est réglé en totalité à la souscription. Les Trimestres suivants sont réglés d'avance, par mensualités correspondant au tiers du prix trimestriel, chaque mensualité étant exigible au plus tard le premier jour du mois qu'elle couvre.

7.3. Les régularisations de dépassement (article 8), les Utilisateurs supplémentaires et les options sont facturés à la clôture du Trimestre concerné et payables à réception.

7.4. Le règlement s'effectue par prélèvement SEPA ou par virement bancaire. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

7.5. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros, conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce.

7.6. À défaut de règlement huit jours après une mise en demeure restée infructueuse, QWESTINUM peut suspendre l'accès à la Solution jusqu'à complet règlement, sans que cette suspension ouvre droit à indemnité ni ne suspende l'exigibilité des sommes dues.

7.7. QWESTINUM peut réviser ses tarifs pour tout Trimestre à venir, moyennant un préavis de soixante (60) jours ; le Client peut alors s'opposer à la reconduction dans les conditions de l'article 6.

Article 8 — Volumes, décompte et dépassements

8.1. Chaque Plan inclut un volume de Candidatures analysées par Trimestre, librement consommable d'un mois à l'autre au sein du même Trimestre, ainsi qu'un nombre d'Utilisateurs et, le cas échéant, un volume de requêtes de sourcing.

8.2. Le décompte des Candidatures analysées est réalisé par la Solution et consultable à tout moment par le Client. Une alerte lui est adressée lorsque 80 % du volume trimestriel est atteint, puis à 100 %. Le dépassement ne bloque pas le service.

8.3. À la clôture de chaque Trimestre, les Candidatures analysées au-delà du volume inclus font l'objet d'une régularisation par tranche de cinquante (50) candidatures entamée, au tarif en vigueur figurant dans la proposition commerciale. Aucune régularisation n'intervient en cours de Trimestre.

8.4. Le compteur est remis à zéro à chaque nouveau Trimestre, ainsi qu'à tout changement de Plan et à toute nouvelle souscription. Les volumes non consommés ne sont ni reportés ni remboursés.

8.5. Les Utilisateurs au-delà du nombre inclus sont facturés mensuellement au tarif en vigueur. Les requêtes de sourcing au-delà du volume inclus sont facturées par pack, selon la proposition commerciale.

Article 9 — Changement de Plan

9.1. Le passage à un Plan supérieur peut intervenir à tout moment. Il entraîne la clôture anticipée du Trimestre en cours, avec régularisation des éventuels dépassements, puis l'ouverture immédiate d'un nouveau Trimestre au nouveau Plan. Le nouveau tarif s'applique à compter de la mensualité suivante.

9.2. Le passage à un Plan inférieur est programmé en cours de Trimestre et prend effet à l'échéance du Trimestre en cours.

Article 10 — Comptes et obligations du Client

10.1. Le Client est responsable de la gestion des comptes de ses Utilisateurs, de la confidentialité de leurs identifiants et de l'usage qui en est fait. Chaque compte est strictement personnel.

10.2. Le Client s'engage à utiliser la Solution conformément à sa destination, à la réglementation applicable et aux présentes, et notamment à définir des critères de scoring licites, objectifs et non discriminatoires, conformes au droit du travail et au principe d'égalité de traitement.

10.3. Le Client demeure seul décisionnaire de ses recrutements. Les résultats produits par la Solution constituent une aide à la décision ; ils ne se substituent ni à l'appréciation du Client ni à ses obligations à l'égard des candidats et de ses propres clients.

10.4. Le Client garantit disposer des droits nécessaires sur les documents, données et profils qu'il importe ou fait traiter dans la Solution, y compris pour l'import de son Vivier existant.

10.5. Le Client s'interdit toute extraction massive, ingénierie inverse, revente, sous-licence ou mise à disposition de la Solution à des tiers, ainsi que tout usage susceptible d'en altérer la sécurité ou la disponibilité.

Article 11 — Obligations de QWESTINUM

11.1. QWESTINUM s'engage à fournir la Solution avec diligence, dans le respect des règles de l'art, et à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites au DPA pour en assurer la sécurité et la confidentialité.

11.2. QWESTINUM assure un support par courriel aux jours et heures ouvrés, ainsi que la formation et l'accompagnement initial prévus dans la proposition commerciale.

11.3. QWESTINUM réalise des sauvegardes régulières des données du Client et informe celui-ci sans délai injustifié de tout incident de sécurité affectant ses données.

Article 12 — Données personnelles

12.1. Dans le cadre de l'utilisation de la Solution, le Client agit en qualité de responsable du traitement des données des candidats et de ses Utilisateurs ; QWESTINUM agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions définies au DPA, qui fait partie intégrante du Contrat.

12.2. Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. La liste des sous-traitants ultérieurs et les modalités de leur évolution figurent au DPA.

12.3. La Solution intègre les mentions d'information destinées aux candidats relatives à l'intervention d'un système automatisé dans le traitement de leur candidature. Il appartient au Client, en sa qualité de responsable du traitement, de s'assurer de l'information complète des personnes concernées et de traiter leurs demandes d'exercice de droits, QWESTINUM lui apportant son assistance dans les conditions du DPA.

12.4. Le Client définit les durées de conservation des candidatures et du Vivier dans les limites permises par la réglementation ; à défaut de paramétrage, la durée par défaut indiquée au DPA s'applique.

Article 13 — Système d'intelligence artificielle et supervision humaine

13.1. La Solution met en œuvre des composants d'intelligence artificielle pour l'analyse des documents et le scoring des candidatures sur la grille définie par le Client. Elle est conçue de sorte qu'aucune décision définitive concernant un candidat ne soit prise sans possibilité d'intervention humaine : les seuils de décision sont fixés par le Client, les candidatures situées entre ces seuils sont soumises à validation humaine, et toute candidature écartée demeure consultable et récupérable par le Client.

13.2. Le Client s'engage à maintenir une supervision humaine effective sur les résultats de la Solution, à ne pas fonder une décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un candidat sur le seul traitement automatisé, et à paramétrer ses seuils en conséquence.

13.3. Chaque évaluation produite par la Solution est accompagnée des éléments extraits du document analysé qui la fondent, et chaque décision est enregistrée dans le journal d'audit avec son auteur, sa date et ses motifs, afin de permettre au Client de satisfaire à ses obligations de transparence et de traçabilité au titre de la réglementation européenne applicable aux systèmes d'intelligence artificielle.

13.4. QWESTINUM ne garantit pas que les résultats de la Solution soient exempts d'erreur ou d'approximation ; leur pertinence dépend notamment de la qualité des documents fournis et des critères définis par le Client.

Article 14 — Propriété intellectuelle

14.1. La Solution, ses composants, son architecture, ses modèles, ses interfaces et sa documentation demeurent la propriété exclusive de QWESTINUM. Le Contrat confère au Client un droit d'accès et d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée du Contrat et pour ses besoins propres.

14.2. Les données, documents, critères et contenus fournis ou générés par le Client, ainsi que son Vivier, demeurent sa propriété exclusive. QWESTINUM ne les utilise que pour l'exécution du Contrat. Les données du Client ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles à des fins étrangères au Contrat.

Article 15 — Confidentialité

15.1. Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du Contrat, à ne les utiliser que pour son exécution et à ne les communiquer qu'aux personnes ayant besoin d'en connaître. Cette obligation survit trois ans à la fin du Contrat.

Article 16 — Réversibilité et restitution des données

16.1. À tout moment pendant le Contrat, le Client peut obtenir un export de ses candidatures, de son Vivier et de ses Campagnes.

16.2. Au terme du Contrat, quelle qu'en soit la cause, QWESTINUM met à disposition du Client, sur demande formulée dans les trente (30) jours suivant la fin du Contrat, un export complet de ses données dans un format structuré couramment utilisé, accompagné des documents d'origine (CV et pièces).

16.3. À l'issue d'un délai de quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin du Contrat, QWESTINUM supprime définitivement les données du Client de ses systèmes de production et de sauvegarde, sous réserve des obligations légales de conservation.

Article 17 — Responsabilité

17.1. QWESTINUM est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée dans le cadre des moyens qui sont mis à disposition, et est limitée aux dommages directs subis par le Client.

17.2. QWESTINUM ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte de chance ou atteinte à l'image, ni des décisions de recrutement prises par le Client, ni des conséquences de critères ou de seuils définis par lui.

Article 18 — Suspension

18.1. QWESTINUM peut suspendre l'accès à la Solution, après notification, en cas d'impayé dans les conditions de l'article 7, d'usage contraire aux présentes ou à la loi, ou de risque avéré pour la sécurité de la Solution ou des données. Sauf urgence, la suspension est précédée d'un préavis de huit jours permettant au Client de régulariser.

Article 19 — Force majeure

19.1. Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'événement persiste plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le Contrat sans indemnité.

Article 20 — Modification des CGVU

20.1. QWESTINUM peut modifier les présentes CGVU. Les nouvelles conditions sont notifiées au Client au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur et s'appliquent à compter du Trimestre suivant. Le Client qui les refuse peut s'opposer à la reconduction dans les conditions de l'article 6.

Article 21 — Dispositions générales

21.1. Le Client autorise QWESTINUM à citer son nom et son logo comme référence commerciale, sauf opposition écrite de sa part.

21.2. Si l'une des stipulations des présentes était déclarée nulle, les autres conserveraient leur plein effet. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

21.3. Le Contrat est soumis au droit français. Tout litige relatif à sa formation, son interprétation ou son exécution relève, à défaut d'accord amiable dans les trente jours suivant notification écrite du différend, de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Versailles, y compris en référé et en cas de pluralité de défendeurs.